IT-projekter sprænger budgetterne – Professor Bent Flyvbjerg vil finde ud af hvorfor

Mere end hvert tiende IT-projekt overskrider budgettet. Den internationalt anerkendte projektledelsesekspert og nyligt tiltrådte Villum Kann Rasmussen-professor på IT-Universitetet, Bent Flyvbjerg, vil som leder af Danish Institute for IT Program Management finde ud, hvordan it-projektledelse kan optimeres.

Bent Flyvbjerg Danish Institute for IT Program Management Om ITU big data digitalisering forretning offentlig it

Skrevet 18. november 2021 12:28 af Theis Duelund Jensen

For 30 år siden fik Bent Flyvbjerg en aha-oplevelse, der skulle vise sig at udstikke hans fremtidige karrierekurs. En aften sad forskeren, der efter at have afsluttet sine studier i økonomisk geografi ved Aarhus Universitet havde fået stilling på Aalborg Universitet, og så TV-Avisen sammen med min sin far, som lige var gået på pension efter et langt arbejdsliv som byggeleder i anlægsbranchen.

”De annoncerer i TV-Avisen, at der skal bores en tunnel til Storebæltsforbindelsen, og at det er et dansk firma, der skal stå for det,” siger Bent Flyvbjerg via internetforbindelse fra England, hvor han som BT Professor og leder af Major Programme Management ved Oxford University har opholdt sig de sidste 12 år.

”Så siger min far, der er gammel bro- og tunnelrotte, og som vidste, at der ikke fandtes nogen med den nødvendige erfaring i Danmark: ’Hvis det var mig, der skulle have boret så stort et hul i jorden, så ville jeg ansætte nogen, der har prøvet det før.’”

»
IT-projektledelsens hovedproblem er ekstremerne. Regulære budgeteksplosioner. Tretten procent af alle IT-projekter, dvs. mere end et ud af ti, har tårnhøje budgetoverskridelser. Blandt de 13 procent ligger den gennemsnitlige overskridelse på 631 procent.
Bent Flyvbjerg
«

Bent Flyvbjerg er, som han selv udtrykker det, opvokset på byggepladser. Som ung skaffede faren ham arbejde på flere af de byggerier, han ledte, og som 17-årig havde Bent Flyvbjerg allerede arbejdet på Limfjordsbroen, Limfjordstunnellen, Den Nye Lillebæltsbro og en række skole- og hospitalsbyggerier. Han havde altid været fascineret af byggepladsen og fundet den stimulerende, men det var først, da han begyndte at studere byplanlægning, at han så på den fra helikopterperspektivet: som summen af et virvar af processer, aktører og uforudsete hændelser.

”Jeg hæftede mig ikke synderligt ved min fars henkastede bemærkning, men den har alligevel sat sig i baghovedet, for da tunnelen nogle år senere blev oversvømmet pga. dårlig planlægning, fik det mig til at overveje, hvordan og hvor ofte projekter af den størrelsesorden går i vasken,” siger Bent Flyvbjerg.

Den danske syge
Storebæltstunnelen endte med at overstige sit budget med 120 procent, og Bent Flyvbjerg dokumenterede, at det langt fra hørte til sjældenhederne, når man så på megaprojekter globalt. Store budgetoverskridelser var normen. Derfor lancerede han et forskningsprojekt, der skulle finde lovmæssigheder i overskridelserne, så de kan forhindres.

”Det viste sig, at der næsten ingen data var på området. Det tog fem år at bygge den første udgave af databasen, som indeholdt 258 projekter,” siger Bent Flyvbjerg, der i dag er internationalt anerkendt for sit banebrydende forskningsarbejde i projektledelse og i efteråret modtog det prestigiøse Villum Kann Rasmussen-professorat, under hvilket han skal lede Danish Institute for IT Program Management (DIIP) på IT-Universitetet i København. "IT-projekter er særligt vigtige og særligt interessante, fordi IT indbygges i stort set alt i dag," siger Bent Flyvbjerg.

Forskeren, der startede sit arbejde på Aalborg Universitet og siden fortsatte det ved Saïd Business School på Oxford University og nu ITU, kan i dag regne over 12.000 projekter i sin database, inklusiv tusindvis af IT-projekter, men selv i sin første beskedne udgave var den en sensation, der bl.a. blev dækket af New York Times, da den offentliggjordes i 2002.

Hvis Bent Flyvbjerg skal konkludere noget bredt på baggrund af sit arbejde, så er det, at gennemsnitsprojektet er en katastrofe, og god praksis er atypisk. Og et af de største problemer påpegede hans far allerede den aften i stuen i Aalborg:

”Vi vil selv,” siger Bent Flyvbjerg om et fænomen, han kalder for ”den danske syge”. Det betyder, at vi i Danmark genopfinder den dybe tallerken igen og igen i stedet for at inddrage andres erfaringer.

Faren ved at bygge noget op fra grunden er, at man påtager sig alle risici forbundet med produktudviklingen, hvor man med fordel kunne bygge videre på eksisterende erfaringer og derved undgå de største faldgruber. Et andet eksempel er Rejsekortet:

”Det eksisterede allerede i to gode versioner i Hong Kong og i London. I Danmark kunne man have købt deres model og tilpasset den til danske behov, men det skulle absolut opfindes fra bunden. Og hvem er det godt for? Kun firmaet, der skal lave det. Der er meget mere business i at udvikle noget fra bunden, hvis man kan få en dum kunde til at hoppe på den, og dumme kunder er der rigeligt af,” siger Bent Flyvbjerg.

Olympisk projektstyring
Hvad skal til for, at et megaprojekt lykkes? Ifølge Bent Flyvbjerg kendetegnes succesfulde projektafviklinger netop ved, at man bygger oven på erfaringer, der allerede er gjort. Man skal tænke projekter – det være sig alt fra kæmpebyggerier og it-systemer til store arrangementer – som sammensat af skalerbare moduler. Men det er selvfølgelig langt mere kompliceret, end det lyder. De fleste megaprojekter har en politisk dimension, der ofte er af afgørende betydning.

Da London i 2012 var vært for de Olympiske Lege, besluttede Bent Flyvbjerg og hans hold af forskere i Oxford sig for at se nærmere på, hvad et arrangement af den størrelsesorden koster. Ingen havde før systematisk analyseret omkostningerne ved de Olympiske Lege. Flyvbjerg og hans hold fandt hurtigt ud af hvorfor. Det var svært at finde gode data.

”Der var ingen, der vidste, hvor meget det egentlig koster at afholde de Olympiske Lege, og det virkede som om den Internationale Olympiske Komite (IOC), der arrangerer OL, heller ikke var særligt interesseret i, at man fandt ud af det,” siger Bent Flyvbjerg.

OL afholdes et nyt sted hver gang. Derfor er der ingen effektiv erfaringsopbygning. IOC og atletikforbundene dikterer projektudviklingen helt ned til belægningen på løbebanen. Værtsbyen betaler gildet, så IOC har intet incitament for at begrænse omkostningerne. Resultatet er enorme budgetoverskridelser. 157 procent i gennemsnit, i faste priser, hvilket vil sige milliarder af kroner, stort set hver gang.

I en videnskabelig artikel påpegede Bent Flyvbjerg og hans kolleger, at OL er finansielt ekstremt risikabelt for værtsbyerne, og det har fået store konsekvenser for IOC.

”Værtsbyerne begyndte at flygte,” siger Bent Flyvbjerg. På væggen har han et billede fra en international pressekonference, hvor Roms borgmester meddeler, at byen trækker sig som OL-værtsby. I hånden holder hun Bent Flyvbjergs artikel.

IT-projekters monumentale budgetoverskridelser
Databasen, som Bent Flyvbjerg har arbejdet på siden starten af nullerne, rummer 22 forskellige projekttyper, og den Bent Flyvbjerg nu vil fokusere på som VKR-professor på ITU er IT. Og der er masser af problemstillinger at granske.

Det gennemsnitlige IT-projekt overskrider budgettet med 75 procent, men det er ikke engang det værste, fortæller Bent Flyvbjerg:

”IT-projektledelsens hovedproblem er ekstremerne. Regulære budgeteksplosioner. Tretten procent af alle IT-projekter, dvs. mere end et ud af ti, har tårnhøje budgetoverskridelser. Blandt de 13 procent ligger den gennemsnitlige overskridelse på 631 procent. Det er i gennemsnit! Dvs. at mange overskridelser er langt større. Når IT-projekter går galt, så gør de det på en helt ekstrem måde, der er unik for IT.”

Teknologiens styrke er også dens svaghed. Den konstante fornyelse og innovation inden for IT betyder, at den teknologiske cyklus er kortere end på andre områder. Der går typisk kun et par år, før en teknologi afløses af en anden, og det betyder, at teknologien nogle gange må udskiftes flere gange i løbet af et projekt, hvilket ikke gør projektstyringen lettere. Ikke desto mindre er IT-verdenen særlig i forhold til andre industrier i kraft af sin åbenhed:

”Der er modsat mange andre industrier stor åbenhed i IT-verdenen. Det er en kæmpe fordel. Jeg har aldrig mødt IT-folk, som ikke er klar over, at vi er nødt til at innovere os ud af problemer hele tiden. Det er rigtig godt,” siger Bent Flyvbjerg og understreger, at databasen også rummer IT-succeshistorier, inklusiv danske.

Med Danish Institute for IT Program Management ser forskeren frem til at arbejde med en sektor, hvor innovationen hele tiden rykker grænserne for det mulige. I sidste ende handler det om at identificere problemer, som har stor indflydelse på vores dagligdag og fremtidsudsigter, og så løse dem.

”Vi er nødt til at løse de problemer, digitaliseringen stiller os overfor, ellers vil den teknologiske udvikling forarme samfundet i stedet for at gøre os rigere og bedre. Som Villum Kann Rasmussen-professor ser jeg det som min største opgave at bidrage til dette, og vi har netop startet de første projekter ved ITU.”

Mere information

Theis Duelund Jensen, presseansvarlig, +45 25 55 04 47, thej@itu.dk